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电商erp库存管理实施过程中,可能会被大家不关注到的问题

发布时间:2018-08-01 09:40:39

电商erp库存管理中容易遇到一些不可避免的问题,电商erp系统能够最大程度的避免这些问题发生,不过,不管是人或是系统都会出现错误,我们需要做的就是能够真正了解这些问题,用ERP系统来配合改善。两种常见问题为:

 收货异常

 货物与采购清单上不一致会导致收货异常,而且无法立刻与供应商确认并作更正的情况。

 这是大略的表述,在实际操作中,收货异常会在如下几种情况下发现:

 1. 收货人员与供应商清点时未发现问题,供应商离开后才发现。

 2. 供应商并未自己送货,而是委托第三方的物流公司送货,并发现问题。此类收货发生错误的情况很常见,如何处理呢?

 有两种做法:

(1).只收正确的货品,有问题的直接拒收,或者先不收录电商erp系统,暂存后与供应商沟通处理。此种做法不会影响库房内的正常库存,但是会导致与供应商对账的差异,异常商品放在收货区中不入库,缺少系统的控制和管理,有时候会导致拖沓和低效。


(2). 先全部收下,但是正确的货品进入正常可销售库存,而问题商品进入不可销售库存,并通知采购和供应商。此种做法会导致不可销售库存增加,但是它的优点很多。


 首先,不是被动地等待问题解决,而是主动地把问题纳入到系统中去;其次,将问题纳入到系统中去后,易于控制和管理;最后,问题商品入库,也有利于后续的退还供应商的操作。 以上的两种做法只能解决送货错误(比如A商品送成B商品)和商品存在问题(包装不好)的情况,对于商品数量出错的情况无法解决。送货数量错误这种情况无法通过电商erp系统解决,只能加强沟通。

 在解决收货异常时需要强调的一点是,解决此问题时,供应商的配合很重要。例如,如果供应商需要通过第三方物流送货,那在签订采购合同的时候,就应该注明,一旦出现差异,由于供应商本人不在场,凭着互信的原则,出现差异时以收货方实际收到的数量为准。



 发货异常


 和收货异常类似,发货异常就是指客户收到的商品与其订单内容不一致。以个人经验来看,库存异常的产生,在大多数情况下,是由于发货异常而导致的。而相对于收货异常,发货异常的处理要麻烦很多。


 首先,对发货异常作一些细分:


 1.订单中原来就有的某一件商品多发/少发;


 2.订单中不存在的某一件商品多发;


 3.两个订单相互发错;


 4.订单中某一件商品发错。

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下面谈谈解决办法。首先要注意的是,发货错误的发现,绝大部分情况下都是通过客户反映,而被动了解的。


 1.订单中原来就有的某一件商品多发/少发 若某一商品A多发N件,一般是客户多收到N件A商品后主动反馈才会发现。如果客户同意返还实物,系统中要做的操作是,作两次盘点操作,第一次盘亏N件A商品,原因是发错货;第二次盘盈N件A商品,原因是客户善意归还。

 也许有人觉得这两次盘点的结果可以完全抵消,因此完全没有必要做,直接把货放回货位上即可。我却持不同的看法。库存管理中,最为重要的原则是账实相符。既然出现了订单多发的问题,那通过这两次盘点,就会在系统中显示出库存管理的问题,这是考核相关人员的重要指标。如果不在系统上记录,就是糊弄事儿,不利于提高管理水平。

如果客户不同意返还实物,且企业同意,则只需要做第一步盘点即可,将损失反映到财务上去。 若某一商品A少发N件,客户是肯定会投诉的,因此就需要为客户补回N件A商品。系统中要做的操作是,先作一次盘点操作,盘盈N件A商品,原因是发货漏发;然后再生成一张应付金额为0的订单,其中包括N件A商品。盘盈和生成订单的操作在财务上是能够相互冲抵掉的,因此企业本身并没有实际的损失。

 2.订单中不存在的某一件商品多发 这种情况也肯定是客户主动反馈的,类似于订单中原来就有的商品多发的情况。若客户愿意退还,则一样进行两次盘点,一次盘亏,反映发货错误的实际问题,另一次盘点将库存平掉。若客户不愿意退还,则只做第一步盘亏即可。

 3.两个订单相互发错 两个订单的相关客户至少有一个会主动反馈的,不妨把主动反馈的客户对应的订单称为A,另外一个订单称为B。这种情况下,首先需要根据A订单客户所收到实物,查出B订单相关的客户,并主动联系B客户,请其归还商品。

 这些是比较常见的异常问题,大量订单如果全部人为操作,谁都不能保证不出错,所以这也就是我们为什么一定需要电商erp系统,倒不是说它有多么神,有了ERP之后就管理无误,销量暴涨之类的,这些是不靠谱的。更多库存管理信息、技巧可进入快麦ERP了解。


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